Der Einsatz von R&S® Trusted Gate ermöglicht die datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft® 365, Teams, OneDrive und SharePoint, ohne dass die Nutzer*innen einen Mehraufwand haben oder etwas davon bemerken.

Mit der Nutzung von R&S® Trusted Gate kann die Schule, die der Normadressat beim Datenschutz ist, sichergehen, dass sie nicht gegen geltende Datenschutzgesetze verstößt.

R&S® Trusted Gate funktioniert so, dass z.B. ein Word Dokument vor Speicherung in der Microsoft® Cloud, das R&S® Trusted Gate passieren muss.

Welche Daten durch dieses Tor gehen müssen und welche nicht, stellt ein Mobile Device Management System wie EDU Control sicher.

Beim Speichern des Word Dokuments passieren im R&S® Trusted Gate folgende Dinge:

• Der gesamte Inhalt des Word Dokuments wird aus dem Dokument extrahiert und nur das leere Word Dokument in der Microsoft® Cloud als Platzhalter gespeichert
• Der extrahierte Inhalt wird durch einen digitalen Reisswolf geschickt, dann die einzelnen digitalen Papierschnipsel verschlüsselt und z.B. auf dem eigenen Schulserver oder auf verschiedenen Servern, bzw. Cloud Diensten abgespeichert

Beim Öffnen des Word Dokuments passieren folgende Dinge:

• Das leere Word Dokument wird aus der Microsoft® Cloud heruntergeladen und geöffnet
• Gleichzeitig setzt R&S®Trusted Gate die einzelnen digitalen Papierschnipsel wieder zusammen und fügt sie wieder in das leere Word Dokument ein
• Somit kann der Nutzer/ die Nutzerin wieder an seinem/ ihrem Dokument arbeiten

Wichtig zu wissen:

• Die Nutzer*innen müssen nicht selbst aktiv werden, alles läuft automatisch ab
• Die Nutzer*innen bemerken die von R&S®Trusted Gate durchgeführten Arbeitsabläufe nicht
• Wenn nun eine US Behörde, Microsoft® oder unbefugte Dritte eine Datei in der Microsoft® Cloud öffnen wollen, sehen sie nur das leere Dokument ohne Inhalt

Mit R&S® Trusted Gate kann Folgendes datenschutzkonform verschlüsselt werden:

• Alle wichtigen Dateiformate wie Word-, PDF-, Excel-, Powerpoint-, Bild- und Video-Dateien etc.
• Ebenfalls wird der Chatverlauf in Teams datenschutzkonform verschlüsselt
• Volle Funktionalität, wie etwa Volltextsuche, ist gewährleistet

Was kann mit R&S®Trusted Gate nicht datenschutzkonform verschlüsselt werden?

• Die laufende Videokonferenz z.B. über Teams kann nicht datenschutzkonform verschlüsselt werden, da es sich um einen laufenden Stream handelt
• Das gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument in der Microsoft® Cloud kann nicht datenschutzkonform gewährleistet werden (das Dokument muss jeweils von einer Person bearbeitet und abgespeichert und dann von der nächsten Person zur Bearbeitung wieder geöffnet werden)

Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes im Juli 2020 ist das Privacy Shield als Rechtsgrundlage für den Transfer personenbezogener Daten europäischer Bürger in die USA wegen ungenügenden Datenschutzes gescheitert.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, inwiefern Cloud-Dienste wie Microsoft® Teams und 365 überhaupt genutzt werden können. Prof. Dr. Heckmann hat zu diesem Thema ein Rechtsgutachten verfasst. Neben den Gründen für das Schrems-II Urteil und dessen Auswirkungen für die Nutzung von Public Cloud-Diensten betrachtet das Gutachten auch, inwiefern eine technische Lösung wie R&S® Trusted Gate einen Ausweg aus dem derzeitigen Cloud-Dilemma darstellt.

Kerninhalte des Rechtsgutachtens:

• Allgemeine Grundsätze der Datenübermittlung in Drittländer
• Bisherige Rechtsgrundlagen für den Datentransfer in die USA bis zum Schrems-II-Urteil
• Künftige Lösungen und Lösungsversuche
• Die Trennung von Cloud-Service (Geschäftsebene) und inhaltlicher Datennutzung (Verschlüsselungsebene) als Innovation von R&S® Trusted Gate
• Vertrauenswürdigkeit durch Datenherrschaft
• R&S® Trusted Gate als datenschutzkonformes Mehrebenensystem